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江西省中寧建筑工程有限公司文件
中建字第[2017]
辦公自動化應用管理說明
一、辦公自動化管理概念及運用
辦公自動化（Office Automation）,簡稱0A是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型辦公方式，凡是釆用各種新技 術、新機器（設備）等從事辦公業務都屬于辦公自動化的領域。現在一些大型、中型企業中，大多把辦公自動化叫做電子政務，在企業單 位都叫0A,即辦公自動化。通過辦公室自動化，或者說數字化辦公, 以優化現有的管理組織結構，調整管理機制，提高效率，增加辦公協 同能力，強化決策的一致性，實現提高決策效能。
計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，0A辦公系 統登錄界面展示作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時 代扮了重要的角色。在目前企業單位、大型甚至部分中小型企業日常 工作中，是釆用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計 算機為中心，釆用一系列現代化的辦公設備和先進的通信技術,廣泛、 全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使內部人員方便 快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。實現 辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。
二、辦公自動化管理服務對象
辦公自動化管理服務對象可根據保密程度、技術實現方案等因素分為 四類：
（1）對政務工作信息的管理。企業的政務工作是主體業務工作，最 終表現形式一般都是各類文電信息、行業信息和各類資料信息，對政務工作信息的管理主要是該類信息處理的全過程管理。其主要特 點：一是對單位內的主要業務及相關工作流程的管理；二是各單位內的涉密信息都在此范圍內；三是一般都是公務人員職責范圍內的工作; 四是一般都在單位內部局域網中實現；五是其操作一般屬于企業全體業務人員共同的行為。
（2）對公共信息的管理。如單位內部的各方面工作的日常事務性信息，允許通過因特網向社會公眾開放的信息和與接收公眾反饋信息的 管理等。這一部分與第一部分信息有交叉的關系，其中有一部分信息是第一類信息的延伸。
其主要特點：
1、這部分信息基本屬于本單位主體業務信息范圍；
2、這部分信息一般不涉密；
3、處理這部分信息的計算機系統應與處理第一類信息的計算機系 統分網或分數據庫進行管理。但在具體操作時，應注意解決好與第一 類信息在技術與安全保密的銜接問題。
其主要特點：
1、利用計算機遠程通訊技術；
2、此類信息中既有涉密信息也有非涉密信息；
3、即可能使用廣域網，也可能使用專線網：
4、相關操作一般都是少數人的行為。處理涉密信息時必須使用經國 家批準使用的數據加密技術，
5、本單位主管的、特有的信息，這一部分與第一部分有從屬的關系， 同樣需做好與第一類信息的技術與安全保密的銜接問題。
（4）對企業行政事務工作信息的管理。主要指對固定資產、財務、 保衛、人事等項其它行政信息的管理，這一部分基本獨立存在。 其主要特點：
一是在黨政企業屬于輔助性工作范圍：
二是屬于少數人使用的行為；
三是信息內容一般屬于單位內部工作秘密。軟件的作用和需要注意的 問題軟件建設是辦公自動化系統的核心，一套能發揮作用的應用軟件應該具備處理大批量的數據、輔助決策、提高管理時效的作用。
在建設過程中需要注意以下幾點：
（1）把握好辦公自動化工作的定位問題。辦公自動化工作其前提是如何定位，由于該項工作是具有較強管理行為的服務性工作,在服務中包含著比傳統工作模式更強的綜合管理行為，并最終都將以軟件 的形式表現出來，因此必須要將各方面的需求在軟件開發中完整地體現出來，辦公自動化的優勢才能充分地發揮出來。
（2）避免單純從技術入手建設信息系統。一種新的工作方式的產生 與確定必然要經過用戶反復的試驗、修改與完善，不可能由軟件開發
人員根據編程算法而一次確定。有些單位引進了0A軟件在本單位直 接應用，但每個單位都承擔工作職能與類型存在差異性，因此其0A工作的業務需求不一樣，在其他單位成功的0A軟件并不一定適合本 單位的實際需求。要想頁.正投入應用，就必須根據木單位的實際情況進行二次開發，因此必須考慮到采購配套軟件的源程序、開發公司的技術水平和木單位單位業務實際需求等各方而因素。
（3）注意軟件的先進性與適用性的問題。在實際工作中，任何軟件系統都存在著各種問題，世界上著名的軟件公司開發出來的軟件，其補丁盤也是接二連三地推出。判斷一個軟件系統是否先進只能是相對而言，應強調軟件的適用性，只要應用軟件能解決本單位的業務需求，工作人員能很輕松地學會，系統能穩定地運行，就可以認為它是先進的。
（4）注意軟件通用性與相對專用性問題。企業辦公自動化應用軟件的通用性只能是相對而言。由于各單位主管的業務不同，其需求也 就不完全相同，對應用程序的需求必然有一定的差異。因此，只要能解決本單位的各項需求也就可以了，否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。
三、辦公自動化管理結論
利用辦公自動化系統處理機關各類信息是全新的事物，其建設工作需要明確以下幾點原則：
（1）復雜工作簡單化處理的原則。對于機關而言，其公文、檔案及主體業務流程處理過程是比較復雜的，在處理過程中有各種可能性。
利用計算機網絡系統處理公文和業務信息固然要實現全部手工操作的過程，但又不能簡單地模仿，沒有改近,沒有創新,而是應將復雜的工作簡單化處理,將其復雜的過程交給后臺的程序去處理。這樣用戶才愿意使用計算機網絡系統處理工作,否則單夠行政命令，推廣應用工作將一事無成。
簡單的工作規范化處理的原則。在日常工作中,右許多相對簡 單的日常工作,當利用計算機系統處理這些工作時,應將其進一步歸 納、簡化、合并，使其處理起來更冇條理，進而便共更加規范。
系統應有對電子文件與紙質文件雙重管理功能的原則。在相當 一段時期內，在辦公自動化領域對正式文件的管理必須做到紙質文件與電子文件并列運行。其各自的主要作用是：紙質文件做為某行為的依據，電子文件做為信息共享的手段。內部非正式文件可以實行電子文件單軌運行。
盡可能考慮到各方面需求和下一步發展規劃的原則。公文運轉 在單位內部有許多環節，在系統設計時應盡可能照顧各方面的需求。 同時，程序還要留出檔案管理及及文檔一體化功能需求。在實現這些功能的時候，還應考慮下一步發展的規劃。做好機關辦公自動化工作需要統籌兼顧，要做好保密工作、軟件功能、管理功能等多個方面才能做好這項工作。
江西省中寧建筑工程有限公司
2017年5月16日
